Upphandling – inköp av varor, tjänster eller byggentreprenader.

Ett ramavtal innebär att Affärsverken förbinder sig att köpa det huvudsakliga behovet av en viss vara eller tjänst av en viss leverantör under en given tidsperiod. Ramavtal ska följas, det vill säga inköp ska göras från den leverantör som Affärsverken tecknat ramavtal med.

Direktupphandlingar är de upphandlingar som understiger ett i LOU eller LUF fastställt belopp. Det finns inte lika många krav för genomförandet av direktupphandlingar. Det finns till exempel inte något lagstadgat krav på annonsering eller anbud i visst format. I stället är det upp till Affärsverken att kontakta potentiella leverantörer som sedan ges möjlighet att lämna anbud vid upphandlingar understigande 100 000 SEK exklusive moms enligt Karlskrona kommuns upphandlingspolicy.

Upphandlingar överstigande direktupphandlingsgränsen annonseras, enligt Karlskrona kommuns upphandlingspolicy.

Upphandlingspolicy | Karlskrona kommun (karlskrona.se)

Som potentiell leverantör är ni expert på ert område och kan därför uppmärksamma Affärsverken på eventuella felaktigheter som kan finnas i våra upphandlingsdokument. Om ni upptäcker brister eller felaktigheter i upphandlingsdokument så önskar vi att ni påpekar dessa så fort som möjligt så att vi har möjlighet att ändra eller förtydliga vårt underlag.

Ställ frågor

För att kunna lämna ett bra anbud behöver ni ha all nödvändig information om upphandlingen samt förstå det som står i upphandlingsdokumenten. Det är därför viktigt att ni vid ev. otydligheter kontaktar Affärsverken och ställer de frågor som krävs för att ni ska vara säkra på att ni vet vilka förutsättningar som gäller.

Affärsverkens kommunikation med er som potentiell leverantör ska ske på ett öppet sätt. Samtliga frågor, svar, förtydliganden och kompletteringar kring en upphandling ska publiceras på ett sådant sätt att alla anbudsgivare eller anbudssökande kan ta del av dem. Frågor ska i första hand ställas via funktionen "Frågor och svar" i TendSign.

Kontrollera att alla krav är uppfyllda

Vid offentlig upphandling får avtal enbart tecknas med leverantörer som uppfyller alla de krav som ställs vid upphandlingen. Det innebär att Affärsverken inte får anta ett anbud som inte uppfyller samtliga krav i upphandlingen, oavsett hur attraktivt anbudet är i övrigt. Viktigt är därför att identifiera alla krav som ställs vid upphandlingen.

Krav kan bland annat avse:

• Formerna kring upphandlingen; exempelvis när och hur anbudet ska lämnas samt anbudets giltighetstid.
• Krav på leverantören; exempelvis att skatter är betalda, ekonomisk ställning samt personalens erfarenhet och kompetens.
• Krav på varan eller tjänsten; exempelvis kvalitet, funktion och andra egenskaper.
• Krav på kontraktsvillkor; exempelvis fakturering och leveranstider.

Kontrollera att ert företag verkligen uppfyller samtliga krav och var noggrann med att lämna in alla de uppgifter och handlingar som efterfrågas.

Lämna in anbudet i tid

Affärsverken får endast pröva anbud som kommit in i tid. Sista datum framgår alltid av annons och upphandlingsdokument. Observera att det finns ytterst begränsade möjligheter till komplettering av anbud i efterhand.

Anbudsgivning

Affärsverken strävar efter att förenkla anbudsarbetet för alla berörda parter och använder därför elektronisk anbudsgivning via upphandlingsverktyget TendSign.

Skapa konto | Mercell TendSign (tendsign.com)

Systemet är kostnadsfritt för anbudsgivaren och kräver endast en enkel registrering på tendsign.com (klicka på "Skapa gratiskonto"). "Skriftliga anbud" accepteras inte.

Tekniska frågor om systemet ställs till TendSigns support. Instruktioner, vanliga frågor och svar finns på TendSigns support. TendSigns support har öppet helgfria vardagar. Då TendSigns support inte har öppet dygnet runt är det viktigt att ta kontakt i god tid innan sista anbudsdag för att på så sätt garanteras teknisk support.

Avtalssignering

Affärsverken arbetar med elektronisk upphandling från anbud till avtal. Det innebär att samtliga avtal ska undertecknas elektroniskt genom att båda parter signerar med e-legitimation. Det finns en signeringsfunktion via AddoSign som är det signeringssystem som Affärsverken använder i dagsläget, och det enda som behövs för att utföra denna signeringsfunktion är ett svenskt BankID. Se därmed till att skaffa detta i god tid innan signering ska ske. När det är dags för signering kommer sedermera en länk skickas med e-post till den e-postadress som uppgetts i upphandlingen.

Lag om krav på e-faktura från 1 april 2019

I juni 2018 beslutade Riksdagen att anta lagen om e-faktura till följd av offentlig upphandling (SFS 2018:1277). Affärsverken ställer därför som krav att all fakturering ska ske elektroniskt.

Information till Affärsverkens leverantörer om e-faktura

Säkerställ att din faktura är ställd till rätt Affärsverken-bolag. Ange alltid referens på fakturan (beställarens för- & efternamn). Denna referens erhålls av beställaren.

Om korrekt referens saknas går fakturan i retur till Leverantören för korrigering. Ny betalningstid räknas från det datum beställaren erhållit korrigerad korrekt faktura.

Du hittar information om vilka uppgifter du kan behöva för att kunna skicka e-faktura till något av Affärsverkens bolag på vår sida om e-faktura för leverantörer.